Gestão de documentos de uma empresa

Organizar os documentos de uma empresa é uma atividade de gestão vital para que ela funcione da melhor maneira e que não se perca nenhum arquivo importante no futuro.

Neste artigo organizamos alguns pontos essenciais sobre a gestão de documentos de uma empresa, confira:

 

Você vai entender a natureza e o ciclo de vida de cada documento

Quando você faz uma chamada e dar-lhe entrar em contato com detalhes de um cliente, por exemplo, você tem que pensar que você está, talvez, apontando em um post-it e depois passar sobre a do computador ( para um banco de dados), para que você já encontre informações importantes em dois formatos . Você tem que refletir sobre onde para colocar o papel a ser acessíveis apenas a você ou a pessoa que precisa dessas informações dentro da sua empresa e, uma vez que não é mais útil, você deve pensar sobre  como e onde descartar. A melhor opção é ter contêineres de destruição certificados nas próprias empresas  .

Além disso, o ciclo de vida dos documentos consiste nas atividades ou  processos que são realizadas com eles e as  pessoas  indicadas que lidam com eles (e sua responsabilidade ou arquivos de ação a respeito) e é representado por fluxogramas.

Você terá instalações adequadas para cada tipo de documento.

Para começar, não é o mesmo para manter contratos de  hipoteca como  discos rígidos  ou  CDs . As instalações devem manter níveis  ideais de umidade, temperatura e segurança para cada tipo de objeto suscetível à custódia. Além disso, o arquivo de documentos particularmente sensíveis deve ser protegido com  sistemas de controle de partículas , extinção de incêndio a gás inócuo , sistemas de  acesso restrito através de autorizações, com fonte de alimentação separada.

Você vai respeitar os quatro pilares da segurança da informação

Sua organização deve mostrar um compromisso contínuo com a segurança da informação, respeitando a confidencialidade  das informações processadas, garantindo a  integridade  de arquivos e informações e dados, incluindo considerando a  disponibilidade  necessário para cada documentário, de acordo com os requisitos de acesso a essas informações (que precisa-lo , quais ferramentas serão utilizadas para acessá-lo …) e, finalmente, controlar a sua  autenticação  de modo que não há falsificações ou alterações indesejadas.

Você vai usar um sistema de classificação e recuperação

O sistema de classificação escolhido deve ser funcional e focado em  economizar  tempo de busca e recuperação. Isso é conseguido de maneira mais eficiente com o uso de gabinetes compactos ou até mesmo de gabinetes motorizados, que também preservam a luz, a poeira e outras externalidades negativas. Não hesite em consultar especialistas para implementar um bom sistema de classificação e controle.

Você respeitará as regras comerciais, conhecendo o fluxo  de trabalho de cada tipo de documento.

Um dos aspectos básicos do gerenciamento de documentos é, como explicamos anteriormente, entender o ciclo de vida de cada documento. Outro dos mandamentos vem como resultado deste primeiro porque supõe um nível de  especialização  e um  aumento na eficiência  da administração. A criação de um fluxo de  trabalho  é mais do que descrever o ciclo de vida de um documento, deve incluir atividades de normalização e representação estruturada das informações, de acordo com as características permitidas pelo software gerenciador de documentos. Um  exemplo  para entender isso facilmente é o gerenciamento de faturas. Imagine que o ciclo normal é receber, classificar, digitalizar e envia-los para protege-los até que passe determinada pela empresa e expurga, deixando o documento físico eliminado e seu correspondente arquivo digital  repositório acesso restrito.

Copiar, copiar, copiar

Quando se trata de todas as informações da sua empresa, você deve fazer cópias de segurança  todos os dias. Faturas, documentos oficiais, encomendas, contratos, bases de dados … Se houver uma avaria no seu equipamento informático, se um computador portátil for roubado ou danificado ou se sofrer um ataque de um hacker, pode perder todas as informações geradas durante anos. Você tem que fazer cópias. Eles podem ser executados tanto em  discos rígidos externos  como em  sistemas remotos , como o Gran Backup, com garantia de segurança dupla e recuperação para grandes volumes de dados. Mesmo dependendo do tipo de informação que você deseja manter, você pode copiá-la em ambos os formatos para garantir mais, se possível, a preservação dessas informações.

Você vai implementar níveis de segurança no acesso à documentação

Para qualquer empresa é um alívio contar com um registro ou busca de acesso aos quartos , para evitar perdas ou a violação de informações, por exemplo. É fácil e necessário instalar um sistema de  acesso restrito  às portas para que somente pessoas designadas com permissões especificadas possam entrar. Além disso, dependendo dos dados que são gerenciados (sua confidencialidade, sua proteção legal, sua importância

Os recursos humanos são qualificados e treinados

Não se nasce sabendo, e estranhamente, algo tão básico como a segurança da informação é feita diariamente em empresas e residências não está suficientemente conhecidas e implementadas.

Você utilizará os recursos tecnológicos disponíveis

A existência de ferramentas tecnológicas digitais  contribui com soluções de acordo com a legislação e que facilitam muito essa atividade. Os  três principais avanços tecnológicos  em que se deve confiar são: digitalização e indexação de documentos,  sistemas de gerenciamento de documentos  e ” a nuvem “, armazenamento remoto e acesso à Internet.

Você identificará as possíveis ameaças, vulnerabilidades e falhas

Há algum tempo você teve que levar em conta as transferências, o mau tempo, as características das instalações de custódia, os sistemas de arquivamento … e hoje em dia, isso não mudou. Você tem que planejar o  que pode falhar e  desenvolver protocolos de ação apropriados  para resolver essas situações. Mas agora, com todas as empresas totalmente integradas ao  mundo digital, essas ameaças e vulnerabilidades se multiplicam. Agora você tem que controlar onde os arquivos estão hospedados; você deve verificar a segurança das conexões de internet e o uso de navegadores nos diferentes dispositivos conectados; você tem que evitar possíveis falhas no servidor e saber como lidar com ameaças cibernéticas. Em suma, devemos realizar uma análise de risco e tentar minimizá-los ou transferi-los  (sendo a melhor maneira de conseguir isso terceirizando o gerenciamento de documentos).

Conclusão

Basicamente, a otimização do gerenciamento de documentos serve para  melhorar a eficiência dos processos pelos quais os documentos passam e garantir sua utilidade e conservação . Mas depende de cada empresa ou órgão público a que distância ir em sua gestão documental e o uso das vantagens que ela acarreta.

Um bom gerenciamento de documentos  maximiza o valor dos documentos  em formato de papel. Esses arquivos também ser digitalizado, ainda podem ser visualizados, impressos, compartilhados e preservada, mas com a vantagem de ter se tornado ” conteúdo ativo ” pode ser pesquisado cada documento com critérios diferentes (se for realizada a indexação do digitalização “) pode explorar os dados e todas as informações contidas em cada documento facilmente e rapidamente e podem prolongar a sua vida quase infinita (enquanto formatos a tecnologia existente em todos os momentos ser atualizado).

 

Leave a Reply: