A intranet na gestão de uma empresa

Uma intranet é uma rede de computadores similar à Internet , embora para uso exclusivo de uma determinada organização, ou seja, apenas os PCs da empresa ou organização possam acessá-la. É uma ferramenta essencial para o funcionamento eficiente de pequenas, médias e grandes empresas.

Hoje, a comunicação interna, ou seja, entre departamentos ou áreas de uma empresa, bem como a comunicação externa, isto é, aquela que ocorre entre clientes e fornecedores, são questões muito importantes para todas as empresas, e precisamente o Intranet é uma ferramenta que pode ajudar na comunicação, e o que é melhor, a um baixo custo.

Esta tecnologia permite a comunicação de um departamento para todos os funcionários da empresa, que é de grande importância se considerarmos que dentro de uma empresa todos os departamentos têm algum tipo de informação que deve ser transmitida para as outras áreas, ou diretamente com os funcionários.

 

Para que serve a intranet?

Para ter uma ideia básica do funcionamento e da finalidade da Intranet, nada melhor do que rever alguns exemplos, com os quais também podemos entender o poder que uma Intranet pode ter  em uma organização. Aqui estão alguns:

– O departamento de TI disponibiliza um novo sistema de suporte técnico para todos os funcionários.

– O departamento de Marketing  compartilha informações sobre as promoções da empresa , anúncios de marca, etc.

– O Departamento de Pessoal  disponibiliza as formas de mudança de endereço, planejamento de férias, etc.

– O departamento de RH  anuncia as posições internas disponíveis .

– Finanças permite  através de um sistema web , os outros departamentos para relatar as despesas de viagem, etc.

 

Estes são apenas alguns exemplos do uso de uma intranet.

É importante observar que cada gerente de departamento será responsável por explorar a intranet da empresa,  publicando informações úteis para os funcionários. Então, podemos garantir que a Intranet é um dos melhores veículos de comunicação para melhorar o envio e recebimento de informações dentro de uma empresa.

Também é importante esclarecer que a evolução de uma intranet é oferecer alguns desses serviços aos clientes e fornecedores da empresa, agora chamados de Extranet.

Uma Intranet deve ser projetada de acordo com as necessidades da empresa ou da organização, ou seja, com base nos tipos de serviços que serão implementados.  Portanto, a Intranet não deve ser projetada apenas pela equipe de TI da empresa, mas de acordo com um projeto que leve em consideração as necessidades de todas as partes que compõem a organização.

 

Intranet e empresa

A rapidez do desenvolvimento de novas tecnologias significa que grandes mudanças nas relações sociais e econômicas são sentidas por todos, sendo uma das mais fortes a chamada “desterritorialização” .

Nesta nova visão social, o que importa é a possibilidade de os indivíduos se movimentarem rapidamente pelo mundo. É a mobilidade e o fácil acesso à tecnologia da informação, como a  rede global de computadores e a internet , que oferece aos usuários esse acesso rápido às informações.

Hoje, vivemos em um mundo “desterritorializado”, no qual os fenômenos do tempo e do espaço mudaram. É um mundo novo, tecnológico e virtual . A informação mais variada está disponível com um simples toque do dedo, de uma maneira “on-line”. As pessoas não estão mais inseridas em grupos sociais conectados a territórios claramente identificados geograficamente, e isso mudou o relacionamento.

O indivíduo hoje pode se comunicar facilmente, porque a internet permite uma comunicação sem fronteiras, com pessoas geograficamente distantes . Isso também aconteceu nas empresas, que se comunicaram com seus clientes com segurança e rapidez.

Essas tecnologias trouxeram mudanças não apenas no aspecto administrativo, mas também na comunicação empresarial. Esses novos relacionamentos, iniciados por meio do teclado e do mouse, dão  origem a diferentes afinidades, relacionando as pessoas de maneira mais direta e clara, independente de sua localização física . É aí que as empresas imaginam uma nova forma de comunicação, sem fronteiras, mais barata e mais rápida.

 

Trabalhando de forma colaborativa e compartilhada

Podemos dizer que um dos princípios de “groupware” é para permitir que as pessoas para colaborar e compartilhar informações , o que significa que as pessoas podem trabalhar tanto em um projeto específico e contribuir com ideias de qualquer lugar e horário que melhor lhe convier.

Isso significa que o ambiente flexível, livre de horários, proporciona maior integração aos processos , como, por exemplo, no caso das pessoas que usam horários diferentes e podem trabalhar ao mesmo tempo com as pessoas que estão no escritório ao lado. ou no último andar.

Esses grupos de pessoas que trabalham juntos formam o “Groupware”  e disponibilizam informações para todos ao mesmo tempo.

Aqui podemos citar aquelas frases conhecidas que asseguram que “colaborar é trabalhar em conjunto para produzir um produto muito maior que a soma de suas partes”.  Isso pode acontecer quando trabalhamos em um determinado processo, com ênfase na forma colaborativa, a partir daí passamos a entender mais do que se estivéssemos trabalhando sozinhos.

E a verdade é que se tomarmos a base de esta premissa, percebemos a importância que o trabalho conjunto , porque a verdade é que, se nós olhar para a história, percebemos que muitas das grandes descobertas da humanidade são o resultado esforço de trabalho colaborativo, uma vez que parte da fundação que neste trabalho o mais importante é o todo e não a parte individualmente.

Ao utilizar uma intranet como ferramenta de trabalho compartilhado, é possível colocar em prática a interação entre seus participantes , criando um relacionamento direto entre todos, inclusive o público e a empresa.

É necessário  conhecer a meta dos usuários internos da empresa  e levá-los de forma clara e direta, por meio de treinamento e suporte diário, ao  uso da Intranet.

A efetiva aplicação da Intranet dentro de uma organização será, sem dúvida, um grande aliado da empresa, e certamente influenciará a obtenção de resultados positivos, tanto na melhoria dos processos administrativos quanto na obtenção de informações. de forma rápida e com qualidade,  mostrando sua forte influência na gestão participativa, e até mesmo gerando uma importante e valorosa riqueza: o conhecimento organizacional.

 

 

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